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Os dados serao preenchidos automaticamente a partir dos PDFs anexados.
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Guia completo do Sistema de Protocolo Contabil - SAAE
O que e este sistema?
O Sistema de Protocolo Contabil foi desenvolvido para o SAAE (Servico Autonomo de Agua e Esgoto) com o objetivo de organizar, digitalizar e controlar todos os processos de pagamento da autarquia.
Ele substitui o controle manual feito por planilhas e pastas fisicas, centralizando todos os documentos contabeis em um unico lugar digital, acessivel de qualquer computador com internet.
Em resumo: cada vez que o SAAE precisa pagar um fornecedor, existe um conjunto de documentos obrigatorios (empenho, liquidacao, notas fiscais, certidoes, etc.). Este sistema garante que todos esses documentos estejam reunidos e organizados antes do pagamento ser efetuado.
Como funciona?
Criar um novo processo
Acesse "Novo Processo" no menu lateral. Faca o upload do PDF de empenho e o sistema ira extrair automaticamente os dados: numero do empenho, liquidacao, fornecedor e processo de pagamento. Voce tambem pode preencher manualmente.
Anexar os documentos obrigatorios
Cada processo precisa de 7 tipos de documentos para estar completo. Abra o processo na lista e faca upload dos PDFs em cada categoria:
Empenho
Extrato
Liquidacao
Notas Fiscais
Certidoes
Notas Tecnicas
Relatorios
Pagamento
Acompanhar o status
O sistema mostra automaticamente quais processos estao completos (todos os documentos anexados) e quais estao pendentes (faltando documentos). Use o filtro "Pendentes" para focar nos que precisam de atencao.
Gerar PDF final
Quando o processo estiver completo, clique em "Gerar PDF" para criar um documento unico com todos os anexos reunidos, pronto para arquivo ou impressao. Tambem e possivel gerar todos os PDFs de um mes de uma so vez.
Exemplos praticos
A concessionaria de energia envia a fatura mensal. O setor contabil precisa:
- 1. Criar o processo no sistema e fazer upload do empenho
- 2. O sistema extrai automaticamente: EMP 001234, LIQ 005678, Fornecedor: CIA ENERGETICA
- 3. Anexar a nota fiscal da concessionaria, as certidoes de regularidade e a nota tecnica
- 4. Quando todos os documentos estiverem anexados, o status muda para Completo
- 5. Gerar o PDF final e encaminhar para pagamento
O SAAE compra tubos e conexoes de um fornecedor. O processo contabil inclui:
- 1. Empenho da despesa (reserva orcamentaria)
- 2. Extrato do empenho com saldo disponivel
- 3. Nota fiscal do fornecedor com os itens comprados
- 4. Certidoes de regularidade fiscal (FGTS, INSS, Trabalhista, Federal, Estadual, Municipal)
- 5. Liquidacao e ordem de pagamento
Todos esses documentos sao anexados no sistema, organizados automaticamente, e ao final gera-se um PDF unico do processo completo.
No final do mes, o setor contabil precisa gerar todos os processos de pagamento organizados. Em vez de abrir processo por processo, basta usar a funcao "Gerar PDFs do Mes" — o sistema gera automaticamente um arquivo para cada processo completo daquele periodo, prontos para arquivo fisico ou digital.
Funcionalidades do sistema
Dashboard
Visao geral com total de processos, completos e pendentes. Mostra os ultimos processos cadastrados.
Novo Processo
Crie processos fazendo upload de PDFs. Os dados sao extraidos automaticamente do documento.
Processos
Lista todos os processos com busca por nome, empenho ou fornecedor. Filtre por pendentes para priorizar.
Geracao de PDF
Gere um PDF unico por processo ou exporte todos os processos completos de um mes inteiro.
Usuarios
Gerenciamento completo: criar, editar, ativar/desativar e excluir usuarios. Disponivel apenas para administradores.
Meu Perfil
Altere seus dados pessoais (nome, login, e-mail) e troque sua senha de acesso.
Dicas uteis
Arraste e solte: voce pode arrastar arquivos PDF diretamente do computador para a area de upload de cada categoria.
Busca rapida: na tela de Processos, use a barra de pesquisa para encontrar por numero de empenho, nome do fornecedor ou qualquer texto.
Lembrar acesso: marque "Lembrar meu acesso" na tela de login para nao precisar digitar usuario e senha toda vez.
Renomear arquivos: clique no icone de edicao ao lado de qualquer arquivo para renomea-lo sem precisar reenviar.
Modo escuro: clique no icone de lua/sol no canto da barra lateral para alternar entre tema claro e escuro.
Backup automatico: o sistema realiza backup do banco de dados a cada 5 minutos automaticamente.
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