Total Processos
0
Validados
0
Aguardando Validacao
0
Incompletos
0
Ultimos Processos
Criar Novo Processo
Ao marcar a natureza, algumas abas deixam de ser obrigatorias automaticamente.
Os dados serao preenchidos automaticamente a partir dos PDFs anexados.
Mostrar processos onde falta:
Processos Pagos por Mes
Considera-se pago o processo que possui comprovante/documento de pagamento anexado. O mes e o do pagamento extraido do PDF.
Total Pagos
0
Meses com Pagamento
0
Sem Mes Identificado
0
Verificacao e Compressao para o TCM
Selecione os PDFs ja gerados pelo sistema (PDFs do Mes) para verificar se estao dentro dos limites do TCM: 5 MB por arquivo e 500 KB por pagina. Quando algum PDF exceder, voce pode gerar uma copia comprimida — o original e sempre preservado. PDFs nao-pesquisaveis (digitalizados sem texto) recebem OCR em portugues antes da compressao para garantir a camada de texto exigida pelo TCM.
Nenhum PDF selecionado. Use o botao acima para verificar arquivos.
Importacao Automatica de Processos
Envie os PDFs de liquidacao, extrato de empenho e pagamento — o sistema identifica cada um pelo conteudo e faz o resto sozinho: cria o processo a partir da liquidacao (se ainda nao existir), anexa o extrato aos processos do empenho e anexa o pagamento ao processo correspondente. O que nao for reconhecido fica na fila "Revisar" para tratamento manual — la cada arquivo mostra o motivo detalhado e botoes para Ver o PDF, Tentar de novo, Anexar a um processo ou Descartar. A pasta do servidor tambem e vigiada automaticamente a cada 1 minuto.
Ultimas importacoes
Nenhuma importacao registrada ainda.
Gerenciar Usuarios
Meus Dados
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Central de Ajuda
Guia completo do Sistema de Protocolo Contabil
O que e este sistema?
O Sistema de Protocolo Contabil foi desenvolvido para orgaos publicos e entidades publicas com o objetivo de organizar, digitalizar e controlar todos os processos de pagamento da entidade.
Ele substitui o controle manual feito por planilhas e pastas fisicas, centralizando todos os documentos contabeis em um unico lugar digital, acessivel de qualquer computador com internet.
Em resumo: cada vez que a entidade publica precisa pagar um fornecedor, existe um conjunto de documentos obrigatorios (empenho, liquidacao, notas fiscais, certidoes, etc.). Este sistema garante que todos esses documentos estejam reunidos e organizados antes do pagamento ser efetuado.
Como funciona?
Criar um novo processo
Acesse "Novo Processo" no menu lateral. Faca o upload do PDF de empenho e o sistema ira extrair automaticamente os dados: numero do empenho, liquidacao, fornecedor e processo de pagamento. Voce tambem pode preencher manualmente.
Anexar os documentos obrigatorios
Cada processo orcamentario precisa de documentos obrigatorios para estar completo. Empenho e Extrato sao aceitos de forma alternativa (basta ter um dos dois). Caso alguma aba nao seja aplicavel ao processo, voce pode marca-la como opcional (ver "Abas opcionais por processo" abaixo). Abra o processo na lista e faca upload dos PDFs em cada categoria:
Empenho
Extrato
Liquidacao
Notas Fiscais
Certidoes
Notas Tecnicas
Relatorios
Pagamento
Acompanhar o status e validar
O sistema possui validacao em duas etapas: Incompleto (faltam documentos), Aguardando Validacao (documentos completos, mas sem confirmacao manual) e Validado (confirmado pelo usuario). Apos completar os documentos, clique em "Validar Processo" para confirmar que tudo esta correto.
Gerar PDF final
Quando o processo estiver completo, clique em "Gerar PDF" para criar um documento unico com todos os anexos reunidos, pronto para arquivo ou impressao. Tambem e possivel gerar todos os PDFs de um mes de uma so vez.
Exemplos praticos
A concessionaria de energia envia a fatura mensal. O setor contabil precisa:
- 1. Criar o processo no sistema e fazer upload do empenho
- 2. O sistema extrai automaticamente: EMP 001234, LIQ 005678, Fornecedor: CIA ENERGETICA
- 3. Anexar a nota fiscal da concessionaria, as certidoes de regularidade e a nota tecnica
- 4. Quando todos os documentos estiverem anexados, o status muda para Completo
- 5. Gerar o PDF final e encaminhar para pagamento
A entidade compra material de um fornecedor. O processo contabil inclui:
- 1. Empenho da despesa (reserva orcamentaria)
- 2. Extrato do empenho com saldo disponivel
- 3. Nota fiscal do fornecedor com os itens comprados
- 4. Certidoes de regularidade fiscal (FGTS, INSS, Trabalhista, Federal, Estadual, Municipal)
- 5. Liquidacao e ordem de pagamento
Todos esses documentos sao anexados no sistema, organizados automaticamente, e ao final gera-se um PDF unico do processo completo.
No final do mes, o setor contabil precisa gerar todos os processos de pagamento organizados. Em vez de abrir processo por processo, basta usar a funcao "Gerar PDFs do Mes" — o sistema gera automaticamente um arquivo para cada processo completo daquele periodo, prontos para arquivo fisico ou digital.
Funcionalidades do sistema
Dashboard
Visao geral com total de processos, completos e pendentes. Mostra os ultimos processos cadastrados.
Novo Processo
Crie processos fazendo upload de PDFs. Os dados sao extraidos automaticamente do documento.
Processos
Lista todos os processos com busca por nome, empenho ou fornecedor. Filtre por pendentes para priorizar. Clique no icone de edicao para alterar todos os campos do processo.
Geracao de PDF
Gere um PDF unico por processo ou exporte todos os processos completos de um mes inteiro.
Usuarios
Gerenciamento completo: criar, editar, ativar/desativar e excluir usuarios. Disponivel apenas para administradores.
Meu Perfil
Altere seus dados pessoais (nome, login, e-mail) e troque sua senha de acesso.
Compressao TCM
Verifica se PDFs estao dentro dos limites do TCM (5 MB / 500 KB por pagina) e gera copia comprimida. Aplica OCR em portugues automaticamente em PDFs digitalizados que nao tem texto pesquisavel.
Backup
Crie backups completos do sistema (copia integra do banco de dados + arquivos, em .tar.gz e .zip) com observacao obrigatoria. O sistema guarda os 5 backups mais recentes (os antigos sao removidos automaticamente) e recusa o backup se o disco do servidor estiver sem folga. Lista todos os backups com versao do sistema, usuario e data/hora; permite baixar ou excluir.
Historico do Processo
Cada processo guarda o registro de adicoes, remocoes, validacoes, revogacoes e desobrigacoes — com data, hora e usuario. Acesse pelo icone de relogio no editor do processo.
Recursos recentes
Importacao Automatica de processos
Na pagina Importacao Automatica, envie os PDFs pelo botao "Enviar PDFs" — ou deixe que o sistema leia sozinho a pasta monitorada (o caminho aparece logo abaixo dos botoes, com o status da integracao). O sistema identifica cada documento pelo conteudo e faz o resto: a Nota de Liquidacao cria o processo; o Extrato de Empenho e anexado ao processo do ultimo sub-empenho do seu historico; o Pagamento e anexado ao processo correspondente; e uma capa de pagamento extraorcamentaria cria o processo extra automaticamente. O que nao for reconhecido, ou estiver duplicado, vai para a fila "Revisar" — nunca anexa no lugar errado. Na fila, cada arquivo explica em detalhes por que parou ali e oferece botoes de acao: Ver PDF (abre o documento para conferencia), Tentar de novo (devolve o arquivo para a fila de entrada — util quando o processo que faltava ja foi criado), Anexar a um processo (voce escolhe o processo e a aba de destino) e Descartar (tira da fila sem apagar: o arquivo fica guardado na pasta descartados/ do servidor). Os processos criados pelo robo recebem o selo "AUTO", e ao entrar no sistema um aviso mostra tudo que foi feito enquanto voce estava fora.
Ir direto para o processo das importacoes
Na lista "Ultimas importacoes" (e no aviso que aparece ao entrar no sistema), cada item tem o botao "Ir para o processo", que abre direto o processo daquele documento — sem precisar procura-lo na lista de Processos.
Processos combinados permanecem vinculados
Ao gerar um PDF Combinado, os processos selecionados agora ficam combinados entre si de forma permanente (formam um "Grupo"), ate que voce mande descombinar. Pode haver varios grupos ao mesmo tempo. Os grupos ficam em uma barra recolhivel acima da lista de processos ("Grupos combinados · N"): clique na barra para mostrar ou esconder os chips coloridos — assim eles nao ocupam espaco da lista. Em cada chip, clique no nome para selecionar os membros, no icone de download para gerar o PDF do grupo novamente, ou no X para descombinar. Cada processo do grupo tambem exibe o badge "G{n}" na lista. Pelo icone de lapis no chip voce pode dar um nome ao grupo (ex.: "Folha de julho") — deixe vazio para voltar ao padrao "Grupo N".
OCR automatico antes da compressao TCM
Em "Compressao TCM", o sistema agora detecta se cada PDF tem texto pesquisavel. Se algum PDF estiver apenas em imagem (digitalizado), o sistema aplica OCR em portugues antes de comprimir, criando a camada de texto exigida pelo TCM. Cada arquivo na lista mostra o badge "Pesquisavel" ou "Nao pesquisavel"; apos a compressao aparece "OCR aplicado" quando isso ocorreu.
Filtro por pendencia especifica
Na pagina Processos, o botao "Pendencias" abre um painel com checkboxes para listar apenas os processos onde esta faltando algum tipo especifico de documento — por exemplo, "falta notas fiscais", "falta pagamento" ou "falta certidoes". Pode marcar varios ao mesmo tempo (mostra os que faltam qualquer um dos tipos selecionados). O filtro funciona junto com fornecedor, empenho, mes e ano.
Abas opcionais por processo
Quando algum tipo de documento nao se aplica a um processo especifico (por exemplo, certidoes ou notas tecnicas em um processo que nao exige), voce pode marcar essa aba como opcional. Abra o processo, clique em "opcional" no canto superior do bloco da aba e informe a justificativa (obrigatoria — fica registrada no historico). A aba some da lista de obrigatorios para esse processo, ele passa a contar como completo e pode ser incluido na geracao de PDFs do Mes. Para voltar a exigir, clique em "tornar obrigatoria".
Dicas uteis
Arraste e solte: voce pode arrastar arquivos PDF diretamente do computador para a area de upload de cada categoria.
Busca rapida: na tela de Processos, use a barra de pesquisa para encontrar por numero de empenho, nome do fornecedor ou qualquer texto.
Lembrar acesso: marque "Lembrar meu acesso" na tela de login para nao precisar digitar usuario e senha toda vez.
Renomear arquivos: clique no icone de edicao ao lado de qualquer arquivo para renomea-lo sem precisar reenviar.
Editar campos do processo: clique no icone de lapis ao lado de qualquer processo na lista para editar todos os campos — numero do empenho, liquidacao, fornecedor, pagamento e, para processos extraorcamentarios, o numero da extra. Util quando o PDF nao traz os dados ou traz incorretamente.
Modo escuro: clique no icone de lua/sol no canto da barra lateral para alternar entre tema claro e escuro.
Backup com rotacao automatica: os backups sao feitos pela tela "Backup" (menu lateral) e geram uma copia integra do banco de dados mais os arquivos do sistema. O sistema guarda os 5 backups mais recentes — os antigos sao removidos sozinhos, para o disco do servidor nao encher — e avisa antes se nao houver espaco suficiente.
OCR antes da compressao TCM: em "Compressao TCM", PDFs digitalizados sem texto recebem OCR em portugues automaticamente antes de serem comprimidos — evita rejeicao do TCM por "fontes invalidas".
Filtrar por documento faltante: em Processos, o botao "Pendencias" abre um painel onde voce pode marcar quais documentos faltantes deseja localizar (ex.: "falta notas fiscais", "falta pagamento", "falta certidoes") — combina com os outros filtros.
Aba nao se aplica? No editor do processo, clique em "opcional" no canto superior do bloco da aba para marca-la como nao obrigatoria neste processo (justificativa obrigatoria). O processo passa a contar como completo sem aquela aba.
Historico de alteracoes: dentro de qualquer processo, clique no icone de relogio (ao lado de "PDF Unificado") para ver quem fez o que e quando — adicoes, remocoes, validacoes, revogacoes e desobrigacoes de aba.
Documento na aba errada? Passe o mouse sobre o arquivo e clique no icone de setas (Mover para outra aba) para transferi-lo — ex.: um PDF que caiu em Notas Fiscais mas era uma Certidao. A movimentacao fica no historico e revoga a validacao, como qualquer alteracao.
Tipos de processo: alem dos orcamentarios, o sistema reconhece automaticamente EXTRA (despesas extraorcamentarias) e RESTOS A PAGAR (empenho de um ano com pagamento em outro) — cada tipo tem suas regras e badge proprios na lista.
Precisa de suporte?
Entre em contato com o administrador do sistema ou com o setor de TI para duvidas, sugestoes ou problemas tecnicos.
Criar Backup Completo
O backup gera uma copia integra do banco de dados e inclui todos os arquivos do sistema, nos formatos .tar.gz e .zip. O sistema guarda os 5 backups mais recentes; os mais antigos sao removidos automaticamente.